Thông tư 78/2021/TT-BTC: những nội dung còn giá trị tham chiếu

Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 là văn bản hướng dẫn đầu tiên đưa hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP vào áp dụng thực tế, với mốc bắt buộc toàn quốc từ 01/7/2022. Từ 01/6/2025, vai trò hướng dẫn được chuyển sang Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Vì sao vẫn cần biết tới thông tư này

Ba tình huống thường gặp:

• Thanh tra, kiểm tra kỳ cũ. Hóa đơn phát hành trong 2022–2025 được đánh giá theo quy định có hiệu lực tại thời điểm đó. Kết luận “sai” chỉ đúng nếu đối chiếu với văn bản đương thời.
• Rà soát dữ liệu lịch sử. Khi chuẩn hóa kho dữ liệu hóa đơn nhiều năm, ký hiệu và cấu trúc hóa đơn giai đoạn trước tuân theo hướng dẫn của Thông tư 78.
• Tài liệu nội bộ cũ. Rất nhiều quy trình, sổ tay kế toán trong doanh nghiệp vẫn dẫn chiếu Thông tư 78 mà chưa được cập nhật, cần phát hiện và sửa.

Những nội dung tiêu biểu của Thông tư 78/2021/TT-BTC

• Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn: cấu trúc gồm ký tự thể hiện loại hóa đơn, năm lập, hình thức có mã / không có mã của cơ quan thuế và ký tự do người bán tự xác định.
• Chuyển đổi từ hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo quy định cũ sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh: áp dụng cho một số trường hợp cụ thể.
• Xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót: mẫu thông báo và trình tự áp dụng cho giai đoạn đó.
• Tiêu chí với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Cách xử lý tài liệu nội bộ đang dẫn chiếu văn bản cũ

1. Tìm toàn văn các quy trình, biểu mẫu, sổ tay có chuỗi “78/2021”.
2. Với mỗi điểm, xác định quy định tương ứng hiện hành (Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã sửa đổi + Thông tư 32/2025/TT-BTC).
3. Cập nhật nội dung và ghi rõ ngày hiệu lực của phiên bản quy trình.
4. Giữ lại phiên bản cũ trong lưu trữ, đừng xóa. Khi kiểm tra kỳ trước, đó là bằng chứng bạn đã làm đúng theo quy định đương thời.

Nguyên tắc chung khi làm việc với văn bản đã bị thay thế

Trong lĩnh vực thuế, câu hỏi luôn là “quy định nào có hiệu lực tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ”. Vì vậy, một thư viện văn bản tốt không chỉ chứa văn bản mới nhất, mà còn ghi rõ mốc hiệu lực và mối quan hệ thay thế giữa các văn bản. Với doanh nghiệp, chỉ cần một bảng theo dõi đơn giản: tên văn bản – ngày ban hành – ngày hiệu lực – văn bản thay thế – ghi chú nghiệp vụ liên quan.

Áp dụng vào cửa hàng của bạn

Doanh nghiệp bạn lưu và theo dõi hiệu lực văn bản pháp luật bằng cách nào? Nếu cửa hàng của bạn đang phải xuất hóa đơn điện tử, BPOS Invoice lập hóa đơn ngay từ giao dịch bán hàng và kết nối tới nhà cung cấp hóa đơn cùng cơ quan thuế.

Bài viết do đội ngũ BPOS tổng hợp nhằm mục đích tham khảo. Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung hoặc hướng dẫn thêm bằng công văn của cơ quan thuế. Trước khi áp dụng cho nghiệp vụ thực tế, bạn nên đối chiếu với bản gốc còn hiệu lực hoặc liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.