Thông tư 32/2025/TT-BTC ngày 31/5/2025 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành các quy định về hóa đơn, chứng từ tại Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Thông tư có hiệu lực từ 01/6/2025, thay thế vai trò hướng dẫn của Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Vì sao cần đọc thông tư, không chỉ nghị định

Nghị định quy định nguyên tắc; thông tư mới cho biết làm cụ thể như thế nào. Với hóa đơn điện tử, phần thông tư quyết định những việc rất thực tế:

Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn được cấu trúc ra sao;
Định dạng dữ liệu và cách chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế;
Mẫu biểu thông báo, đăng ký, và cách điền;
Hướng dẫn xử lý các tình huống nghiệp vụ cụ thể.

Các nội dung nên đọc trước

1. Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn

Đây là phần cần đối chiếu ngay với cấu hình trong phần mềm hóa đơn. Ký hiệu sai không làm hóa đơn “vô hiệu” ngay, nhưng gây khó khi tra cứu, đối chiếu và giải trình, đồng thời có thể dẫn tới việc phải xử lý lại hàng loạt hóa đơn.

2. Định dạng dữ liệu hóa đơn điện tử

Phần này chủ yếu dành cho đơn vị cung cấp giải pháp, nhưng kế toán cũng nên biết đủ để đặt câu hỏi đúng với nhà cung cấp phần mềm: dữ liệu chuyển đi gồm những trường nào, chuyển theo tần suất nào, và lưu bằng chứng chuyển thành công ở đâu.

3. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Hướng dẫn chi tiết cho nhóm bán lẻ và dịch vụ: nội dung hóa đơn, cách chuyển dữ liệu theo ngày, trường hợp không bắt buộc chữ ký số của người bán.

4. Xử lý hóa đơn có sai sót

Đọc kèm với quy định tại nghị định. Đây là phần cần dùng để viết lại quy trình nội bộ, vì các mẫu thông báo và trình tự thao tác nằm ở đây.

5. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Nhóm doanh nghiệp có nhiều lao động, hoặc chi trả cho cá nhân bên ngoài, cần lưu ý phần chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN: cách lập, cấp cho người lao động và lưu trữ.

Cách áp dụng vào doanh nghiệp trong một tuần

Ngày 1–2: đọc thông tư, ghi ra danh sách các điểm khác biệt so với cách đang làm.
Ngày 3: gửi danh sách đó cho nhà cung cấp phần mềm hóa đơn, yêu cầu xác nhận hệ thống đã hỗ trợ.
Ngày 4: cập nhật quy trình nội bộ và biểu mẫu; bỏ mọi dẫn chiếu tới văn bản đã hết hiệu lực.
Ngày 5: tập huấn cho người lập hóa đơn, kèm ví dụ thực tế của chính doanh nghiệp.

Một lưu ý về hiệu lực

Khi văn bản hướng dẫn được thay thế, các hóa đơn đã phát hành đúng quy định ở thời điểm phát hành không trở thành sai. Đừng vội đi sửa hồi tố; hãy xác định mốc hiệu lực và áp dụng đúng từ mốc đó, đồng thời đọc kỹ điều khoản chuyển tiếp.

Áp dụng vào cửa hàng của bạn

Bạn đã đối chiếu cấu hình ký hiệu hóa đơn trong phần mềm với hướng dẫn hiện hành chưa? Nếu cửa hàng của bạn đang phải xuất hóa đơn điện tử, BPOS Invoice lập hóa đơn ngay từ giao dịch bán hàng và kết nối tới nhà cung cấp hóa đơn cùng cơ quan thuế.

Bài viết do đội ngũ BPOS tổng hợp nhằm mục đích tham khảo. Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung hoặc hướng dẫn thêm bằng công văn của cơ quan thuế. Trước khi áp dụng cho nghiệp vụ thực tế, bạn nên đối chiếu với bản gốc còn hiệu lực hoặc liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thông tư 32/2025/TT-BTC: hướng dẫn mới về hóa đơn điện tử