Thời điểm lập hóa đơn được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP theo hướng làm rõ cho nhiều loại hoạt động. Bài viết hệ thống lại theo nhóm giao dịch để bạn dùng như một bảng tra.

Nguyên tắc chung

Bán hàng hóa (kể cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, hàng dự trữ quốc gia): thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thu được tiền hay chưa.
Cung cấp dịch vụ: thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu người bán thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm khoản đặt cọc, tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng đối với một số loại dịch vụ theo quy định).

Các trường hợp đặc thù

Giao hàng nhiều lần, bàn giao từng hạng mục

Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao hạng mục, công đoạn dịch vụ đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị tương ứng.

Dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên

Với các hoạt động như viễn thông, truyền hình, cung cấp điện, nước, dịch vụ ngân hàng, dịch vụ công nghệ thông tin theo kỳ…, quy định cho phép lập hóa đơn theo kỳ, với thời hạn cụ thể sau khi kết thúc kỳ đối chiếu số liệu. Đây là nhóm cần đọc kỹ điều khoản áp dụng cho đúng ngành của mình.

Xây dựng, lắp đặt

Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục, khối lượng xây dựng lắp đặt hoàn thành, không phụ thuộc việc đã thu tiền hay chưa.

Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà để bán/chuyển nhượng

Phân biệt hai trường hợp: chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng nhưng có thu tiền theo tiến độ (lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng), và đã chuyển giao (lập hóa đơn theo nguyên tắc chung).

Xuất khẩu hàng hóa

Cần đọc quy định hiện hành về hóa đơn dùng cho hoạt động xuất khẩu, trong đó có nội dung về thời điểm lập gắn với thủ tục hải quan. Đây là nhóm được bổ sung, làm rõ tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ

Vẫn phải lập hóa đơn theo quy định, tại thời điểm phát sinh việc trao/chuyển giao. Rất nhiều doanh nghiệp bỏ sót nhóm này vì “không thu tiền”.

Mẫu bảng quy định nội bộ

Cách hiệu quả nhất để hết sai: chuyển quy định thành bảng, dán cho bộ phận lập hóa đơn.

Loại giao dịch của công ty	Chứng từ căn cứ	Thời điểm lập hóa đơn	Người lập
Bán hàng qua kho	Phiếu xuất kho + biên bản giao nhận	Ngày giao hàng	Kế toán bán hàng
Dịch vụ triển khai theo hợp đồng	Biên bản nghiệm thu	Ngày nghiệm thu	Kế toán hợp đồng
Dịch vụ thuê bao theo tháng	Bảng kê kỳ dịch vụ	Theo kỳ, trong thời hạn quy định	Kế toán doanh thu
Khách trả tiền trước	Chứng từ thu tiền	Ngày thu tiền	Kế toán thu

Ba dấu hiệu cảnh báo

Cuối tháng phải phát hành một lượng lớn hóa đơn cho hàng đã giao từ đầu tháng.
Có khoản doanh thu ghi nhận trên sổ nhưng không tìm được hóa đơn tương ứng.
Đã thu tiền dịch vụ nhưng hóa đơn chờ tới khi “làm xong việc” mới xuất.

Áp dụng vào cửa hàng của bạn

Loại giao dịch nào ở doanh nghiệp bạn khó xác định thời điểm lập hóa đơn nhất? Nếu cửa hàng của bạn đang phải xuất hóa đơn điện tử, BPOS Invoice lập hóa đơn ngay từ giao dịch bán hàng và kết nối tới nhà cung cấp hóa đơn cùng cơ quan thuế.

Bài viết do đội ngũ BPOS tổng hợp nhằm mục đích tham khảo. Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung hoặc hướng dẫn thêm bằng công văn của cơ quan thuế. Trước khi áp dụng cho nghiệp vụ thực tế, bạn nên đối chiếu với bản gốc còn hiệu lực hoặc liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử: quy định theo từng loại giao dịch