Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử và các trường hợp được miễn

Nội dung của hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và hướng dẫn tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Các chỉ tiêu cơ bản

1. Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn. Số hóa đơn liên tục, theo nguyên tắc tăng dần trong cùng ký hiệu.
2. Thông tin người bán: tên, địa chỉ, mã số thuế.
3. Thông tin người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế (hoặc số định danh trong các trường hợp áp dụng).
4. Thông tin hàng hóa, dịch vụ: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán.
5. Chữ ký số của người bán (và của người mua trong một số trường hợp theo quy định hoặc theo thỏa thuận).
6. Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số (khi khác nhau).
7. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã.
8. Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

Những trường hợp không nhất thiết có đầy đủ chỉ tiêu

Đây là phần gây nhiều tranh luận nhất trong công việc hằng ngày. Theo quy định, một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung, ví dụ:

• Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh: không nhất thiết có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: không bắt buộc chữ ký số của người bán.
• Hóa đơn bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh: được rút gọn một số chỉ tiêu theo quy định.
• Một số loại hóa đơn, chứng từ đặc thù như tem, vé, thẻ; hóa đơn của hoạt động vận tải hàng không xuất qua đại lý; chứng từ trong lĩnh vực bảo hiểm, ngân hàng theo hướng dẫn riêng.

Điều quan trọng: các trường hợp miễn là liệt kê cụ thể, không phải nguyên tắc chung. Nếu nghiệp vụ của bạn không nằm trong danh mục đó, hãy lập hóa đơn đầy đủ.

Bốn lỗi nội dung khiến hóa đơn bị “hỏi”

1. Tên hàng hóa mô tả chung chung

“Hàng hóa”, “dịch vụ”, “chi phí theo hợp đồng” là những cách ghi dễ bị yêu cầu giải trình. Tên hàng nên đủ để xác định được đối tượng giao dịch, và nhất quán với hợp đồng, biên bản nghiệm thu.

2. Thuế suất không khớp bản chất hàng hóa

Thường do danh mục hàng hóa trong phần mềm chưa được cập nhật sau khi quy định thay đổi. Rà soát định kỳ danh mục là biện pháp phòng ngừa hiệu quả nhất.

3. Mã số thuế người mua sai một ký tự

Đây là sai sót ảnh hưởng tới nghĩa vụ thuế của người mua (không khấu trừ được), nên phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, chứ không chỉ thông báo.

4. Thời điểm ký số cách xa thời điểm lập

Không phải lúc nào cũng là lỗi, nhưng khoảng cách lớn và lặp lại là dấu hiệu quy trình phát hành có vấn đề, và sẽ bị chú ý khi kiểm tra.

Gợi ý kiểm soát

Thiết lập một bước rà soát tự động trước khi phát hành: kiểm tra mã số thuế người mua theo thuật toán và đối chiếu với danh mục khách hàng; chặn phát hành khi tên hàng thuộc danh sách mô tả bị cấm dùng; cảnh báo khi thuế suất khác với thuế suất mặc định của mã hàng. Ba luật kiểm tra này loại bỏ phần lớn sai sót nội dung.

Áp dụng vào cửa hàng của bạn

Bạn kiểm soát chất lượng nội dung hóa đơn trước khi phát hành bằng cách thủ công hay tự động? Nếu cửa hàng của bạn đang phải xuất hóa đơn điện tử, BPOS Invoice lập hóa đơn ngay từ giao dịch bán hàng và kết nối tới nhà cung cấp hóa đơn cùng cơ quan thuế.

---

Bài viết do đội ngũ BPOS tổng hợp nhằm mục đích tham khảo. Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung hoặc hướng dẫn thêm bằng công văn của cơ quan thuế. Trước khi áp dụng cho nghiệp vụ thực tế, bạn nên đối chiếu với bản gốc còn hiệu lực hoặc liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.