Lưu trữ, tra cứu và tiêu hủy hóa đơn điện tử đúng quy định

Nghĩa vụ lưu trữ hóa đơn, chứng từ điện tử được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Kế toán. Một giả định phổ biến và sai: “hóa đơn đã ở trên hệ thống nhà cung cấp, không cần làm gì thêm”.

Yêu cầu đối với việc lưu trữ

• An toàn, bảo mật, toàn vẹn: dữ liệu không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời hạn lưu trữ.
• Đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán, thông thường là 10 năm đối với tài liệu kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính.
• In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
• Có phương án khi hệ thống gặp sự cố hoặc khi thay đổi nhà cung cấp dịch vụ.

Rủi ro thường bị bỏ qua: đổi nhà cung cấp dịch vụ

Khi doanh nghiệp chuyển sang nhà cung cấp hóa đơn điện tử khác, dữ liệu hóa đơn của các năm trước vẫn thuộc trách nhiệm lưu trữ của doanh nghiệp. Nếu chỉ dựa vào cổng tra cứu của nhà cung cấp cũ, đến khi hợp đồng hết hạn thì việc truy xuất trở nên khó khăn hoặc mất phí.

Trước khi kết thúc hợp đồng, cần kết xuất toàn bộ dữ liệu: tệp XML gốc (đây là bản có giá trị pháp lý), bản thể hiện PDF, và bảng kê danh sách hóa đơn để đối chiếu số lượng.

Nên lưu những gì

Thành phần	Vai trò	Bắt buộc
Tệp XML hóa đơn	Bản gốc có giá trị pháp lý, chứa chữ ký số	Có
Bản thể hiện (PDF)	Phục vụ đọc, đối chiếu nội bộ, gửi khách hàng	Nên có
Bảng kê hóa đơn theo kỳ	Đối chiếu số lượng, phát hiện thiếu/mất	Nên có
Thông báo sai sót, văn bản thỏa thuận	Giải trình chuỗi điều chỉnh/thay thế	Có
Nhật ký chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế	Chứng minh đã chuyển đúng hạn	Nên có

Tra cứu và kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn

Với hóa đơn nhận từ nhà cung cấp, cần kiểm tra trước khi hạch toán và thanh toán:

1. Tra cứu thông tin hóa đơn trên cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế;
2. Kiểm tra tình trạng hoạt động của người bán theo mã số thuế;
3. Đối chiếu nội dung hóa đơn với hợp đồng, đơn hàng, biên bản giao nhận;
4. Kiểm tra chữ ký số còn hiệu lực tại thời điểm ký.

Nên đưa bốn bước này vào quy trình thanh toán, thay vì kiểm tra khi lập báo cáo tài chính.

Tiêu hủy hóa đơn điện tử

Tiêu hủy hóa đơn điện tử là việc làm cho hóa đơn không còn tồn tại trên hệ thống, không thể truy cập và tham chiếu. Chỉ được thực hiện khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán và không thuộc trường hợp phải lưu giữ tiếp (ví dụ đang trong quá trình kiểm tra, thanh tra, giải quyết tranh chấp).

Cần phân biệt rõ ba khái niệm hay bị dùng lẫn: hủy hóa đơn (hóa đơn đã lập nhưng không còn giá trị sử dụng, vẫn phải lưu), thay thế/điều chỉnh (xử lý sai sót), và tiêu hủy (xóa bỏ khi hết thời hạn lưu trữ).

Kiểm tra nhanh hệ thống lưu trữ của bạn

• Bạn có bản XML của hóa đơn phát hành 5 năm trước, lưu ở nơi mình kiểm soát không?
• Nếu nhà cung cấp dịch vụ dừng hoạt động ngày mai, bạn mất gì?
• Có ai ngoài kế toán trưởng biết cách kết xuất dữ liệu hóa đơn không?
• Bản sao lưu được kiểm tra khôi phục lần cuối khi nào?

Áp dụng vào cửa hàng của bạn

Bạn lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống nội bộ, trên dịch vụ của nhà cung cấp, hay cả hai? Nếu cửa hàng của bạn đang phải xuất hóa đơn điện tử, BPOS Invoice lập hóa đơn ngay từ giao dịch bán hàng và kết nối tới nhà cung cấp hóa đơn cùng cơ quan thuế.

---

Bài viết do đội ngũ BPOS tổng hợp nhằm mục đích tham khảo. Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung hoặc hướng dẫn thêm bằng công văn của cơ quan thuế. Trước khi áp dụng cho nghiệp vụ thực tế, bạn nên đối chiếu với bản gốc còn hiệu lực hoặc liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.