Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hai hình thức hóa đơn điện tử: có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế. Doanh nghiệp thể hiện lựa chọn của mình khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Khác biệt về quy trình

	Có mã của cơ quan thuế	Không có mã của cơ quan thuế
Trình tự phát hành	Lập → ký số → gửi cơ quan thuế cấp mã → gửi người mua	Lập → ký số → gửi người mua; chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế theo quy định
Thời gian phát hành	Phụ thuộc thời gian cấp mã (thường rất nhanh, nhưng có phụ thuộc hệ thống)	Không chờ, phát hành ngay
Đối tượng thường áp dụng	Phần lớn doanh nghiệp, hộ kinh doanh; các trường hợp cơ quan thuế yêu cầu	Doanh nghiệp đáp ứng điều kiện theo quy định, thường thuộc nhóm có hạ tầng công nghệ thông tin và mức độ rủi ro thuế thấp
Chuyển dữ liệu	Đã gắn với việc cấp mã	Theo bảng tổng hợp hoặc theo từng hóa đơn, tùy trường hợp

Ưu và nhược điểm thực tế

Hóa đơn có mã

Ưu điểm. Mỗi hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã, nên tính “được ghi nhận” rất rõ ràng; người mua tra cứu dễ; ít tranh luận về việc hóa đơn có được chuyển dữ liệu hay không.

Nhược điểm. Có phụ thuộc vào việc kết nối tới hệ thống cấp mã. Doanh nghiệp phát hành khối lượng rất lớn theo thời gian thực cần tính đến kịch bản nghẽn.

Hóa đơn không có mã

Ưu điểm. Phát hành nhanh, không phụ thuộc thời gian cấp mã, phù hợp với nghiệp vụ liên tục, khối lượng lớn.

Nhược điểm. Trách nhiệm chuyển dữ liệu đúng và đủ nằm hoàn toàn ở doanh nghiệp. Nếu quy trình chuyển dữ liệu lỗi mà không có giám sát, rủi ro tích tụ âm thầm.

Trường hợp riêng: hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh

Áp dụng cho một số đối tượng và tình huống cụ thể, ví dụ tổ chức, cá nhân không kinh doanh thường xuyên nhưng phát sinh giao dịch cần hóa đơn. Người bán đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn cho từng lần phát sinh sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ thuế liên quan.

Cách chọn

Với phần lớn doanh nghiệp nhỏ và vừa, hóa đơn có mã là lựa chọn ít rủi ro vận hành hơn: bạn không phải tự chịu trách nhiệm giám sát việc chuyển dữ liệu. Chỉ nên cân nhắc hóa đơn không có mã khi hội đủ ba điều kiện:

Đáp ứng điều kiện áp dụng theo quy định;
Khối lượng hóa đơn lớn và yêu cầu phát hành tức thời là thực tế nghiệp vụ, không phải mong muốn;
Có năng lực giám sát kỹ thuật: nhật ký chuyển dữ liệu, cảnh báo khi thất bại, và người chịu trách nhiệm theo dõi hằng ngày.

Việc cần làm khi thay đổi lựa chọn

Chuyển giữa hai hình thức đòi hỏi thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, và cập nhật cấu hình phần mềm. Cần lên kế hoạch cho mốc chuyển đổi: chốt số hóa đơn cuối theo hình thức cũ, kiểm tra ký hiệu hóa đơn mới, và thông báo nội bộ để không phát hành song song gây nhầm lẫn.

Áp dụng vào cửa hàng của bạn

Doanh nghiệp bạn dùng hóa đơn có mã hay không có mã, và lý do chọn là gì? Nếu cửa hàng của bạn đang phải xuất hóa đơn điện tử, BPOS Invoice lập hóa đơn ngay từ giao dịch bán hàng và kết nối tới nhà cung cấp hóa đơn cùng cơ quan thuế.

Bài viết do đội ngũ BPOS tổng hợp nhằm mục đích tham khảo. Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung hoặc hướng dẫn thêm bằng công văn của cơ quan thuế. Trước khi áp dụng cho nghiệp vụ thực tế, bạn nên đối chiếu với bản gốc còn hiệu lực hoặc liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.