Nghị định 125/2020/NĐ-CP: xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn
Nghị định 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn (đã được sửa đổi, bổ sung). Với người làm kế toán, đây là văn bản nên đọc theo hướng ngược: từ danh mục hành vi bị xử phạt, suy ra các điểm kiểm soát cần có trong quy trình.
Các nhóm hành vi vi phạm về hóa đơn
- Vi phạm về đăng ký, thông báo: không đăng ký hoặc đăng ký không đúng thông tin sử dụng hóa đơn điện tử; không thông báo hoặc thông báo chậm khi có thay đổi, khi xử lý hóa đơn sai sót.
- Vi phạm về lập hóa đơn: không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; lập không đúng thời điểm; lập không đầy đủ nội dung bắt buộc; lập sai loại hóa đơn.
- Vi phạm về chuyển dữ liệu: không chuyển hoặc chuyển chậm dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế.
- Vi phạm về sử dụng hóa đơn không hợp pháp: nhóm nghiêm trọng nhất, gồm hóa đơn khống, hóa đơn của đơn vị không còn hoạt động, hóa đơn nội dung không đúng thực tế giao dịch.
- Vi phạm về lưu trữ, tiêu hủy: làm mất, cháy, hỏng hóa đơn; tiêu hủy không đúng quy định.
Điểm cần phân biệt: xử phạt hành chính và hậu quả về thuế
Một sai sót về hóa đơn có thể dẫn tới hai hệ quả độc lập:
- Xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP;
- Loại chi phí, loại khấu trừ thuế GTGT, dẫn tới truy thu thuế và tiền chậm nộp theo Luật Quản lý thuế.
Trong thực tế, phần (2) thường lớn hơn phần (1) rất nhiều. Vì vậy đừng đánh giá rủi ro chỉ bằng mức tiền phạt.
Từ danh mục vi phạm tới điểm kiểm soát
| Rủi ro | Điểm kiểm soát nên có |
|---|---|
| Không lập hóa đơn khi giao hàng | Đối chiếu phiếu xuất kho / biên bản giao nhận với hóa đơn đã phát hành, định kỳ hằng tuần |
| Lập hóa đơn sai thời điểm | Quy định nội bộ về thời điểm lập theo từng loại giao dịch; cảnh báo tự động trong hệ thống |
| Nhận hóa đơn từ đơn vị đã ngừng hoạt động | Kiểm tra tình trạng hoạt động của nhà cung cấp trên cổng thông tin thuế trước khi thanh toán |
| Chậm chuyển dữ liệu | Nhật ký chuyển dữ liệu, kiểm tra hằng ngày và cảnh báo khi thất bại |
| Không thông báo sai sót | Danh sách theo dõi hóa đơn có sai sót, gắn trạng thái đã thông báo / chưa thông báo |
| Mất chứng từ | Lưu trữ tập trung, có sao lưu, phân quyền truy cập |
Ba nguyên tắc giảm rủi ro
Một, kiểm tra nhà cung cấp trước khi thanh toán, không phải sau khi quyết toán. Hóa đơn của đơn vị đã bỏ địa chỉ kinh doanh thường chỉ bị phát hiện khi thanh tra, lúc đó tiền đã trả và hàng đã dùng.
Hai, ưu tiên phát hiện sớm hơn xử lý đẹp. Một hóa đơn sai được phát hiện trong tháng thì xử lý đơn giản; phát hiện sau hai năm thì kéo theo điều chỉnh tờ khai, tiền chậm nộp và giải trình.
Ba, ghi lại lý do mỗi lần xử lý sai sót. Đây là dữ liệu để sửa nguyên nhân gốc, thay vì sửa hậu quả mãi.
Áp dụng vào cửa hàng của bạn
Trong danh mục điểm kiểm soát trên, doanh nghiệp bạn đã có bao nhiêu điểm được thực hiện định kỳ? Nếu cửa hàng của bạn đang phải xuất hóa đơn điện tử, BPOS Invoice lập hóa đơn ngay từ giao dịch bán hàng và kết nối tới nhà cung cấp hóa đơn cùng cơ quan thuế.
Bài viết do đội ngũ BPOS tổng hợp nhằm mục đích tham khảo. Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung hoặc hướng dẫn thêm bằng công văn của cơ quan thuế. Trước khi áp dụng cho nghiệp vụ thực tế, bạn nên đối chiếu với bản gốc còn hiệu lực hoặc liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Bài viết liên quan
Hóa đơn điện tử 2026: những mốc thời gian doanh nghiệp không được bỏ qua
Từ hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đến việc bỏ thuế khoán với hộ kinh doanh, 2025–2026 là giai đoạn có nhiều mốc chuyển đổi nhất kể từ khi hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: ai bắt buộc áp dụng và triển khai thế nào
Hóa đơn từ máy tính tiền không phải một loại hóa đơn mới, mà là một cách phát hành khác. Hiểu đúng điểm này giúp tránh phần lớn rắc rối khi triển khai tại điểm bán.
Thuế GTGT theo Luật 48/2024/QH15: những thay đổi ảnh hưởng trực tiếp tới hóa đơn
Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15 có hiệu lực từ 01/7/2025. Bài viết tập trung vào phần mà kế toán cảm nhận rõ nhất: hóa đơn và điều kiện khấu trừ.