Hóa đơn điện tử 2026: những mốc thời gian doanh nghiệp không được bỏ qua

Kể từ ngày 01/7/2022, khi hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc trên toàn quốc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, phần lớn doanh nghiệp đã quen với việc phát hành hóa đơn trên môi trường số. Nhưng giai đoạn 2025–2026 lại đặt ra một loạt mốc chuyển đổi mới, lần này tác động mạnh nhất tới nhóm bán lẻ, dịch vụ ăn uống và hộ kinh doanh.

Những mốc cần theo dõi

• 01/6/2025: Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và Thông tư 32/2025/TT-BTC có hiệu lực. Đây là văn bản trục cho mọi nghiệp vụ hóa đơn hiện nay.
• 01/6/2025: hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở lên, hoạt động trong các lĩnh vực bán lẻ hàng hóa, dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách… phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
• 01/7/2025: Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15 có hiệu lực, kéo theo thay đổi về ngưỡng doanh thu không chịu thuế, điều kiện khấu trừ và danh mục thuế suất, tất cả đều phản ánh trực tiếp lên hóa đơn.
• 01/01/2026: chấm dứt phương pháp thuế khoán đối với hộ kinh doanh; hộ kinh doanh chuyển sang kê khai trên cơ sở doanh thu thực tế, đồng nghĩa với việc phải có chứng từ đầu vào – đầu ra đầy đủ.

Vì sao doanh nghiệp lớn cũng bị ảnh hưởng

Nhiều doanh nghiệp cho rằng các mốc trên chỉ liên quan tới hộ kinh doanh. Thực tế không phải vậy:

1. Chuỗi cung ứng. Nếu nhà cung cấp là hộ kinh doanh chuyển từ khoán sang kê khai, mẫu hóa đơn, thời điểm phát hành và cách xử lý chiết khấu của họ sẽ thay đổi. Bộ phận mua hàng cần rà lại hợp đồng và quy trình đối chiếu.
2. Điểm bán lẻ. Doanh nghiệp có cửa hàng, quầy dịch vụ, nhà hàng nội bộ thường thuộc diện phải triển khai hóa đơn từ máy tính tiền cho từng điểm bán.
3. Dữ liệu kế toán. Khi cơ quan thuế nhận dữ liệu hóa đơn gần như tức thời, sai lệch giữa tờ khai và dữ liệu hóa đơn sẽ được phát hiện nhanh hơn trước rất nhiều.

Danh mục việc cần làm

Từ kinh nghiệm triển khai, BPOS gợi ý thứ tự công việc sau:

• Rà soát đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT): loại hóa đơn, hình thức có mã / không có mã, danh sách điểm bán còn đúng thực tế hay chưa.
• Kiểm tra ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn đã cập nhật theo hướng dẫn hiện hành.
• Đối chiếu bảng danh mục hàng hóa, dịch vụ với thuế suất GTGT theo Luật 48/2024/QH15, đây là nguồn sai sót phổ biến nhất sau mỗi lần thay đổi thuế suất.
• Thiết lập quy trình xử lý sai sót rõ ràng: ai được lập hóa đơn điều chỉnh, ai duyệt, lưu chứng từ thỏa thuận ở đâu.
• Kiểm thử đường truyền dữ liệu tới cơ quan thuế và phương án dự phòng khi mất kết nối.

Sai sót thường gặp trong giai đoạn chuyển đổi

Ba lỗi lặp lại nhiều nhất mà chúng tôi ghi nhận: (1) tiếp tục dùng mẫu hóa đơn cũ sau khi thay đổi đăng ký; (2) lập hóa đơn sai thời điểm với dịch vụ thu tiền trước, đặc biệt là dịch vụ theo kỳ; (3) không lưu chứng từ chứng minh lý do điều chỉnh, dẫn tới không giải trình được khi thanh tra.

Áp dụng vào cửa hàng của bạn

Doanh nghiệp của bạn đã hoàn tất mốc nào trong danh sách trên, và vướng nhất ở khâu nào? Nếu cửa hàng của bạn đang phải xuất hóa đơn điện tử, BPOS Invoice lập hóa đơn ngay từ giao dịch bán hàng và kết nối tới nhà cung cấp hóa đơn cùng cơ quan thuế.

Bài viết do đội ngũ BPOS tổng hợp nhằm mục đích tham khảo. Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung hoặc hướng dẫn thêm bằng công văn của cơ quan thuế. Trước khi áp dụng cho nghiệp vụ thực tế, bạn nên đối chiếu với bản gốc còn hiệu lực hoặc liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.